基本的にお通夜や葬式のときの受付は、なくなった方の家の信頼できる人が行うとされています。葬儀業者が行うと、お金が関係しているためにどうしてもトラブルになりやすいため、故人の遺族が選んだ人に任せる形をとっているのが基本といえるでしょう。
受付に任命された場合、筆記具や芳名帳がそろっているかどうか確認し、足りないものがあれば前もって葬祭業者に相談してください。業者によっては故人の遺族が用意するべき物を教えてくれるので、その通りにしておくと問題なくスムーズに任務を果たせるでしょう。
なお、芳名帳は列が込むと大変である為、複数帳面を用意しておき、何列かに分かれて記帳してもらうことが一般的です。混雑しそうだと思ったらすばやく用意しておくことで、スムーズに流れを作り上げられます。なお、インターネットでテンプレートが存在しているので、香典帳や芳名帳の作り方がわからない場合は参考にしてください。
香典をもらったら返礼品を手渡す地域の場合、手元にいくつか用意しておき、流れが途切れた合間に手元に用意して、決して途切れないようにしてください。地域によっては焼香を済ませてから渡される地域もある為、地域ごとの風習も参考にしましょう。
ほかの地域から来た場合、自分の住む地域の風習と異なることもあるからです。できたら何人かで手分けをして、渡す人ととりにいく人、記帳してもらう人と分担しておくと流れを途切れさせなくてすみます。勘違いする人が多いですが、返礼品と香典返しは別の物なので、返礼品を香典返しといわないようにしてください。